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Préparer les écritures et rapprochements avec une piste de contrôle.

L’employé IA collecte les pièces, rapproche les informations et prépare les opérations comptables autorisées. Les exceptions, clôtures et validations engageantes restent auprès de l’équipe finance.

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Exécution contrôléeSUBSTI / RUN-284
  1. 01
    Mission

    Facture fournisseur reçue

  2. 02
    Plan

    Lire · rapprocher · saisir · contrôler

  3. 03
    Mémoire

    Procédure CF-04 et fiche fournisseur

  4. 04
    Outil

    ERP ouvert dans une session contrôlée

  5. 05
    Exception

    Écart avec le bon de commande

  6. 06
    Humain

    Validation demandée au-delà du seuil

  7. 07
    Trace

    Action clôturée et exécution journalisée

Représentation du fonctionnement. Ce visuel n’est pas une capture du produit.

Périmètre de l’employé IA

De l’information reçue à la transmission contrôlée.

01

Reçoit

  • Factures et avoirs
  • Relevés, exports et journaux
  • Bons de commande et réceptions
  • Demandes de contrôle ou de justification
02

Comprend

  • Le type de pièce et la période
  • Les entités, comptes et axes concernés
  • Les règles de rapprochement
  • Les seuils de matérialité et de validation
03

Recherche

  • Référentiels fournisseurs et plans de comptes
  • Commandes, réceptions et contrats autorisés
  • Historique des écritures
  • Procédures de clôture et justificatifs
04

Exécute

  • Extraire et préremplir les données
  • Préparer un rapprochement
  • Proposer une imputation selon les règles
  • Mettre à jour le statut d’une pièce
  • Classer les justificatifs
05

Contrôle

  • Doublons et séquences de facture
  • Cohérence commande-réception-facture
  • Taxes, dates et montants attendus
  • Équilibre et pièces justificatives
  • Droits et périodes ouvertes
06

Transmet à l’humain

  • Écart de rapprochement
  • Nouvelle règle d’imputation
  • Période clôturée
  • Fournisseur sensible
  • Validation de paiement ou de clôture

Vous définissez l’autonomie de vos employés IA.

Niveau 1

Assistant

L’employé IA recherche, analyse et prépare. L’humain réalise l’action.

  • Rechercher
  • Analyser
  • Préparer
Niveau 2

Préparateur

L’employé IA prépare une action complète et attend une validation avant exécution.

  • Préparer l’action
  • Expliquer les contrôles
  • Attendre la validation
Niveau 3

Opérateur

L’employé IA réalise les actions autorisées, signale les exceptions et conserve une trace.

  • Exécuter les actions autorisées
  • Contrôler le résultat
  • Signaler les exceptions
Niveau 4

Manager

L’employé IA coordonne plusieurs processus ou employés IA et sollicite l’humain aux étapes critiques.

  • Coordonner
  • Appliquer les règles
  • Gérer les dépendances
  • Escalader les étapes critiques

Exceptions

Ce qui arrête ou escalade.

  • Pièce manquante ou illisible
  • Montant ou taxe incohérent
  • Commande absente
  • Devise ou entité inattendue
  • Données bancaires modifiées

KPI

Ce qu’il faut mesurer.

  • Temps de traitement par pièce
  • Taux de rapprochement au premier passage
  • Nombre de doublons détectés
  • Backlog de pièces
  • Temps consacré aux exceptions

Intégration

Ce qu’il peut utiliser.

  • Logiciels comptables et ERP
  • Outils achats et notes de frais
  • Banque et outils de rapprochement autorisés
  • GED, messagerie et reporting

Processus compatibles

Commencer par une mission bornée et répétable.

01Préparation des factures fournisseurs
02Rapprochement de pièces
03Contrôle de doublons
04Collecte de justificatifs
05Préparation de reporting

Abonnement indicatif : environ 1 000 € par mois et par employé IA, auquel s’ajoute le setup d’intégration. Le périmètre final dépend des logiciels, volumes, contrôles et de l’infrastructure.

FAQ

Questions avant cadrage.

L’employé IA remplace-t-il la validation comptable ?

Il peut préparer et exécuter des actions autorisées. La responsabilité comptable, les écritures sensibles, les paiements et la clôture restent gouvernés par les habilitations du client.

Peut-il contrôler un changement de coordonnées bancaires ?

Il peut détecter et signaler un changement. La vérification indépendante et la validation du paiement doivent suivre les contrôles antifraude de l’organisation.

Quel métier devrait travailler autrement dès demain ?

Décrivez-nous un métier, un volume et les logiciels concernés. Nous identifierons le premier périmètre à transformer en employé IA.

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