Des demandes reçues par des canaux et formats multiples.
Fluidifier les dossiers administratifs dans un cadre maîtrisé.
Substi peut aider à recevoir, classer, vérifier et préparer des demandes administratives, tout en maintenant les décisions de droit, les signatures et les actes engageants auprès des agents habilités.
Pression opérationnelle
Là où la capacité se perd aujourd’hui.
Des dossiers incomplets qui entraînent des échanges successifs.
Des délais à suivre dans plusieurs applications ou tableaux.
Des règles d’accès, d’archivage et de décision propres à chaque service.
Carte des processus
Un premier périmètre observable et mesurable.
01Qualification de demandes administratives
02Préparation de courriers
03Dossiers citoyens
04Comptes rendus
05Contrôle de formulaires
06Classement
07Synthèse de dossiers
08Suivi de délais et recherche réglementaire
Employés IA possibles
Spécialiser par mission, pas par persona générique.
- Qualification de demandes administratives
- Préparation de courriers
- Dossiers citoyens
- Comptes rendus
Exemple de workflow
- 01
Recevoir la demande par le canal officiel.
- 02
Identifier le service, le type de dossier et les délais applicables.
- 03
Contrôler la présence des pièces prévues sans décider du droit de l’usager.
- 04
Rechercher la procédure et la version réglementaire autorisées.
- 05
Préparer l’accusé, la demande de complément ou la synthèse pour l’agent.
- 06
Faire valider toute interprétation, décision, signature ou acte engageant.
- 07
Mettre à jour le suivi et conserver la trace selon les règles d’archivage.
Logiciels et intégration
Utiliser la connexion disponible la plus robuste.
- Gestion électronique de documents et archivage
- Logiciels de gestion de dossiers et courriers
- Formulaires et portails usagers
- Suites bureautiques, messageries et applications locales
Contrôle humain
Les exceptions restent explicites.
Accès définis par service, rôle et finalité · Conservation et suppression alignées sur les politiques de l’organisation · Traçabilité des sources, actions et validations · Décisions de droit, signatures et responsabilité maintenues chez les agents habilités
Indicateurs économiques
Mesurer le processus avant d’annoncer la valeur.
- Taux de dossiers complets
- Délai de première réponse
- Backlog par service
- Échéances dépassées
- Temps consacré au classement et à la recherche
Données et sécurité
Configurer l’environnement selon la sensibilité du secteur.
Accès définis par service, rôle et finalité · Conservation et suppression alignées sur les politiques de l’organisation · Traçabilité des sources, actions et validations · Décisions de droit, signatures et responsabilité maintenues chez les agents habilités
Le choix du modèle, la taille du contexte et l’infrastructure sont adaptés à la mission.
Exemple de processus, pas un résultat client
Secteur public et collectivités
Substi peut aider à recevoir, classer, vérifier et préparer des demandes administratives, tout en maintenant les décisions de droit, les signatures et les actes engageants auprès des agents habilités.
FAQ
Questions avant cadrage.
Substi décide-t-il des droits d’un usager ?
Non dans les scénarios présentés. Il peut préparer et contrôler un dossier ; l’interprétation, la décision et la signature restent auprès de l’autorité habilitée.
Peut-il fonctionner dans un environnement informatique fermé ?
Les documents fournis décrivent des déploiements privés, dédiés ou sur site. La compatibilité et les contraintes de sécurité sont validées avec la DSI pour chaque projet.
Comment gérer les versions réglementaires ?
Le RAG indexé peut associer date, version, service et droits aux contenus. Les règles de publication et de retrait des versions restent gouvernées par l’organisation.
Quel métier devrait travailler autrement dès demain ?
Décrivez-nous un métier, un volume et les logiciels concernés. Nous identifierons le premier périmètre à transformer en employé IA.
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